ลักษณะเลขานุการผู้จัดสัมมนา

ลักษณะเลขานุการผู้จัดสัมมนา
เลขานุการ คือบุคคลที่ทำหน้าที่สำคัญ ๆ เกี่ยวกับการประชุมและการสัมมนา โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. เตรียมการประชุม เพื่อการสัมมนา ตั้งแต่การประชุมขั้นต้น เพื่อวางแผนจัดสัมมนาเป็นระยะ ๆ จนถึงวันสัมมนา อันได้แก่
- การออกหนังสือเชิญประชุม ให้เป็นที่เรียบร้อย
- จดบันทึกปละจัดทำรายงานประชุม
2. ดูแลการจัดสถานที่ประชุม ให้เรียบร้อย
3. เตรียมการจัดสัมมนา ในเรื่อง
- เอกสารที่จะต้องทำให้เสร็จก่อนการสัมนา ได้แก่ โครงการ หนังสือเชิญ วิทยากร ผู้ดำเนินการ และผู้เข้าร่วมสัมนา
- เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา ซึ่งจะทำหลังจากที่การจัดสัมมนาเสร็จสิ้น
4. เตรียมเอกสารและเครื่องมือเครื่องใช้ เช่น กระดาษ แฟ้ม ปากกา ฯลฯ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการ ฯลฯ ที่ใช้ในการประชุมให้พร้อม
5. เตรียมคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการสัมมนา
6. เตรียมทำหนังสือขออนุมัติงบประมาณ
7. เตรียมออกหนังสือเชิญประธาน วิทยากร ผู้ดำเนินรายการ ผู้เข้าร่วมสัมมนา และผู้ให้การสนับสนุนการสัมมนา
8. เตรียมหนังสือขอความอนุเคราะห์ สนับสนุนการสัมมนา (หากมี)
9. เตรียมร่างคำกล่าวเปิด ปิด การสัมมนา
10. เตรียมร่าง คำกล่าวรายงานการจัดสัมมนา
11. ดูแลการจัดสถานที่ให้เป็นที่เรียบร้อย
12. เตรียมหนังสือขออนุญาตใช้สถานที่ ขอยืมวัสดุ - อุปกรณ์ จากแผนกต่าง ๆ หรือจากหน่วยงานอื่น
12. เตรียมทำเอกสารเกี่ยวกับการสัมมนาทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของวิทยากร การจดบันทึกการสัมมนา การจัดทำรายงานสัมมนา และสรุปผลการสัมมนา และเอกสารต่าง ๆ หรือหน้าที่อื่นใดตามที่ได้รับมอบหมายจากประธาน ฯลฯ